Нестача товару на складі: що робити керівнику та коли проводити службове розслідування

• 24 лип 2026

Нестача товарів на складі може виникнути через помилки обліку, людський фактор або навмисні дії. Головне після її виявлення – швидко встановити причину та запобігти повторенню ситуації.

Матеріал підготовлено насамперед для власників і керівників бізнесу, директорів з безпеки та керуючих об'єктами у Львові й Західній Україні, які відповідають за збереження товарно-матеріальних цінностей і безпеку складських процесів.

Що означає нестача товару на складі і чому не варто поспішати зі звинуваченнями?

Нестача товару на складі не завжди свідчить про крадіжку. Причиною можуть бути помилки складського обліку, неправильне оформлення документів або технічні збої. Водночас не можна виключати крадіжку на складі чи розкрадання товару.

Доцільно також провести аудит складу, перевірити контроль товарних залишків і з'ясувати, чи дотримувалася матеріально відповідальна особа встановлених процедур обліку та зберігання ТМЦ. Лише після цього можна вирішити, чи потрібне службове розслідування нестачі.

Які перші дії має зробити керівник після виявлення нестачі?

Після виявлення нестачі важливо одразу зафіксувати проблему та перевірити, чи не виникла вона через помилку в обліку.

Рекомендується:

• документально зафіксувати нестачу на складі;
• провести повторний підрахунок товару;
• перевірити накладні та акти; 
• обмежити доступ до місця зберігання;
• зберегти записи відеоспостереження.

Такий порядок дій допоможе швидше встановити причину нестачі ТМЦ.

Коли необхідно проводити службове розслідування?

Якщо причину нестачі не вдалося встановити під час внутрішньої перевірки, необхідно провести службове розслідування. Воно також потрібне у разі значних збитків або підозри на порушення.

Підставами для перевірки можуть бути:

• повторні випадки нестачі ТМЦ;
• крадіжка на складі;
• розбіжності між документами та фактичними залишками;
• відсутність очевидної причини втрат.

Практичний приклад. Під час інвентаризації на складі виявили нестачу товару. Повторний перерахунок підтвердив розбіжності, після чого службове розслідування допомогло встановити порушення під час відвантаження.

Як проходить службове розслідування нестачі?

Службове розслідування нестачі проводять, щоб встановити причини втрат, зібрати докази та визначити подальші дії.

Створення комісії

Керівник видає наказ про створення комісії та визначає її склад. Вона відповідає за проведення перевірки й оцінку всіх матеріалів.

Збір документів

Комісія аналізує накладні, акти, журнали обліку та інші документи, що підтверджують рух товару. Це допомагає встановити момент виникнення розбіжностей.

Аналіз записів відеоспостереження

Записи камер перевіряють, щоб відстежити переміщення товару та підтвердити або спростувати можливі порушення.

Опитування працівників

Працівники, які мали доступ до товару, надають письмові пояснення. За потреби їх зіставляють з іншими доказами. За потреби комісія також аналізує службові записки, пояснення комірника або завідувача складу та інші документи, що допомагають встановити обставини виникнення нестачі.

Перевірка систем контролю доступу

Комісія перевіряє журнали входу та виходу, а також оцінює, наскільки ефективно працюють заходи безпеки на підприємстві.

Формування висновків

Після завершення перевірки складають висновок із причинами нестачі та рекомендаціями щодо усунення порушень.

Коментар експерта. За нашим досвідом, значні фінансові втрати бізнесу часто не є наслідком одного серйозного інциденту, а накопичуються через регулярні дрібні порушення складських процесів. Саме тому будь-яку нестачу варто розглядати як привід перевірити не лише конкретний випадок, а й ефективність системи безпеки, контролю доступу та внутрішніх процедур. Комплексний підхід допомагає своєчасно виявити слабкі місця й запобігти повторенню подібних ситуацій.

Якщо внутрішньої перевірки недостатньо, доцільно замовити службове розслідування, щоб отримати незалежну оцінку причин нестачі.

Які причини нестачі зустрічаються найчастіше?

Нестача товару на складі найчастіше пов'язана з помилками обліку, порушенням внутрішніх процедур або недостатнім контролем. Основні причини та способи їх запобігання наведені в таблиці.

Якщо підприємство прагне комплексно мінімізувати ризики втрат, варто звернути увагу на послугу охорона для бізнесу, що поєднує сучасні технічні рішення та професійний контроль безпеки.

Як запобігти нестачам у майбутньому?

Запобігти нестачі ТМЦ допомагають чітко організовані внутрішні процеси. Чим кращий контроль на складі, тим нижчий ризик фінансових втрат.

Для цього варто:

• регулярно проводити інвентаризацію;

• контролювати доступ до складських приміщень;
• використовувати відеоспостереження;
• навчати працівників правилам роботи з товаром.

Окрему увагу варто приділяти пропускному режиму, контролю матеріально відповідальних осіб і своєчасному виявленню внутрішніх крадіжок або шахрайства персоналу.

Важливу роль у захисті майна відіграє охорона складу. Поєднання фізичної охорони, технічних засобів контролю та внутрішніх процедур допомагає своєчасно виявляти порушення й запобігати повторним випадкам нестачі.

Практичний приклад. Під час щомісячної інвентаризації на виробничому складі виявили нестачу комплектуючих. Перевірка показала, що причиною стали помилки під час переміщення товару між зонами зберігання. Після оновлення внутрішніх процедур і посилення контролю подібні випадки більше не повторювалися.

Коли варто залучати зовнішніх фахівців?

Не кожне службове розслідування на підприємстві можна ефективно провести власними силами. Якщо внутрішнє розслідування не дало результату, є підозра на службове розслідування крадіжки або завдано значних збитків, варто залучити незалежних фахівців.

Вони забезпечують неупереджену перевірку, допомагають зібрати докази, оцінити збитки та, за потреби, взаємодіяти з правоохоронними органами. Якщо виникає питання, як провести службове розслідування, незалежні експерти допоможуть встановити причини нестачі товарно-матеріальних цінностей і запропонують рішення для запобігання подібним випадкам.

Висновок

Нестача товару на складі потребує швидкої та об'єктивної перевірки. Своєчасна інвентаризація, контроль складських процесів і належна організація безпеки допомагають виявити причини втрат, мінімізувати ризики та запобігти подібним ситуаціям у майбутньому.

Джерела

1. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations. https://www.acfe.com/report-to-the-nations 
2. ASIS International. Supply Chain and Warehouse Security Guideline. https://www.asisonline.org 
3. National Institute of Standards and Technology (NIST). Cybersecurity Framework 2.0. https://www.nist.gov/cyberframework